解決方案研發(fā)背景 在目前狀況下，我們面對幾十萬卷檔案、面對歷史長河中沉積的數(shù)十種發(fā)文號、面對我館幾次更改分類大綱后在案卷上留下的種種痕跡、面對適合新案需要而制定的諸多新分類號，每天要迎接數(shù)百卷新案入庫、將數(shù)百卷需利用檔案拿進拿出，大家不停息地忙碌著，然而，聽錯、看錯、寫錯、拿錯、錄入錯、放錯時時在發(fā)生。為了使檔案的利用工作也能與時俱進，適應當前工作的需要，用更科學的方法改變檔案的流通管理手段迫在眉睫！ 一 傳統(tǒng)解決方案 目前我館檔案的流動過程包括：市規(guī)劃局與我館之間的流動和市規(guī)劃局內部的流動。在流通過程中，檔案在市規(guī)劃局與檔案館之間的流動是一個循環(huán)，就像人體的循環(huán)系統(tǒng)一樣，可稱之為體循環(huán)，也就是大循環(huán)；檔案在市規(guī)劃局內的流動可稱之為肺循環(huán)，也就是小循環(huán)。 小循環(huán)中可能出現(xiàn)的問題：1、在市規(guī)劃局內辦案過程中，檔案不能一直停留在借案人的手上，轉到誰人之手沒有信息反饋，使檔案去向進入相對盲區(qū)，進入盲區(qū)的時間過長就有可能被借閱者遺忘，造成檔案遺失，歷史上已確認遺失的檔案就有數(shù)十卷。2、辦案人員工作忙，幾個人所需的案卷委托一個人來借，拿回處室一分發(fā)，借案人已不知每卷檔案去向。3、市規(guī)劃局處室?guī)讉€人辦理完的案卷，委托一個人來歸還，一個處室?guī)资?，服務部要費時費力去查找借出的登記來注銷。 大循環(huán)中可能產生的問題：1、檔案借出、歸還要一一交接，多人同時借還案交接時，稍亂就會出錯。2、要掌握檔案去向我們目前的做法是將進出館的案卷號及利用人的信息及時錄入，每日進出檔案館的案卷數(shù)量不下100卷，人工鍵盤錄入就要敲100次；同一卷案被借了幾十次，它就要被重復敲入幾十次；檔號文號門類眾多，稍一疏忽就出錯。3、借出量大時，案卷號不能及時錄入，歸還時就不能注銷，影響下一環(huán)節(jié)的工作。4、借出環(huán)節(jié)出錯，還案時注銷不了，若盲目補輸入其內容，造成計算機內留著該注銷而未注銷的空記錄，日積月累，錯誤會積水成災。5、還案時要面對數(shù)頁紙的登記一條條找來注銷，明顯效率低下。 出錯的形式累計數(shù)十種，不慎出現(xiàn)的每一小錯，都將帶來諸多的麻煩，導致事倍功半。如此狀態(tài)令我們的工作不能進入良性循環(huán)，遠遠不能適應目前大量檔案流通管理的要求。 二 東正檔案管理系統(tǒng)產生的收益 東正檔案管理系統(tǒng)可幫助您合理的管理各類檔案管理部門的所有檔案文件，及時的跟蹤檔案的流動情況。方便管理人員查詢，調動檔案。 - 優(yōu)化資源利用率，降低人力成本70% - 減少檔案的丟失70% - 減少操作的錯誤率80% - 增強檔案的追溯 - 減少工作量和工作時間50% - 提高客戶服務水平 1、系統(tǒng)開發(fā)效率極大提高，成本降低，上線成功率可達到100％。 2、系統(tǒng)采用C./S架構設計、運行效率高、安全穩(wěn)定、同時可以和各類生產管理系統(tǒng)靈活對接，達到全面的協(xié)同。 三 東正檔案管理系統(tǒng)概述 使用條碼技術--迎接流通管理質的飛躍 1、取消鍵盤按鍵輸入 檔案流向的信息必須進入計算機才能快速掌握，我們可將檔案信息如檔號、文號、相關文號、案卷題名（甚至審核書內容與圖紙）、案卷盒數(shù)、存放地點等編成一個條碼，打印在案卷封面及檔案盒上，使用手持或固定掃描器，輸入速度是手工輸入的幾十甚至上百倍，效率不可同日而語，準確度更是不容置疑，它的差錯率可達百萬分之一以上，這是任何手工操作只能望洋興嘆、可望而不可及的。 2、快速進行檔案的借還交接、簡化手續(xù) 檔案在借出、使用、歸還過程中，涉及一系列問題，如：需要提供卷檔案、被提供的檔案準確、有無相關的文號、檔案經(jīng)誰手調出、由誰借走、取走的時間、何時何人歸還、經(jīng)誰手歸還等。借出時要一一登記，歸還時要一一注銷，看錯寫錯屢見不鮮，有時要查一卷歸還時注銷不了的檔案，我們要將各單位十幾個借案登記本一本一本一頁一頁去查找，花費了幾個小時的時間，才有可能找到這條記錄。解決上述問題，用識別器及計算機處理系統(tǒng)通過核實、存儲檔案案卷、利用人、借出、歸還經(jīng)手人各自的條碼內容即可完成檔案借出和歸還的交接手續(xù)，交接內容可以像銀行存取款和超市購物一樣自動打印出有日期小條，簽名認可后存查。這樣完成的檔案由借出到歸還的管理和統(tǒng)計，方便、快捷、準確，極大提率和管理水平。