WISTOOP會議室智能預約管理系統(tǒng)

        為了進一步簡化會議室資源的管理，提高資源使用效率，避免會議資源的浪費或沖突，降低會議設(shè)備操作的復雜性，上海璽岳電子科技有限公司（官網(wǎng)：http://www.wistoop.net ）自主研發(fā)了WISTOOP會議室智能預約管理系統(tǒng)。用戶只需要通過互聯(lián)網(wǎng)即可隨時在線了解每個會議室的當前資源狀態(tài)和預約情況，并在線可視化預約會議室，添加與會人員，自動郵件發(fā)送會議資料，同時可把預約情況實時更新到會議室門口顯示屏幕。 提高會議室使用率，優(yōu)化會議流程，節(jié)省會議組織者和與會者的時間。同時還可自動管理會議室門鎖以及會議室燈光、設(shè)備等，不再需要任何人為操作。

會議室使用常見問題

?會議室使用者眾多，資源緊缺，使用矛盾突出

?無法提前獲悉會議室使用狀況，也無法方便地查詢

?經(jīng)常有人進來看是否有人用，會議總是被打斷

?會議太多，容易忘記會議時間和地點

?會議信息無法快速直接地在會議室顯示屏幕上展示

?會議設(shè)備總是需要提前很久準備

我們的解決方案

?智能會議室統(tǒng)一調(diào)度，在線管理

?基于網(wǎng)絡(luò)，在線預訂，隨時查看會議室狀況

?系統(tǒng)自動化處理，會議信息自動實時推送到會議室顯示屏

?自動實時通知與提醒會議

?硬件設(shè)備智能統(tǒng)一管理，和中控、門禁、一卡通等系統(tǒng)對接

?與智能化辦公管理系統(tǒng)、郵件、短信、微信系統(tǒng)等無縫對接

?自動統(tǒng)計與分析會議數(shù)據(jù)

系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

        WISTOOP會議室智能預約管理系統(tǒng)基于PHP架構(gòu)，使用了B/S系統(tǒng)，同時支持WINDOWS和LINUX操作系統(tǒng)平臺，具有優(yōu)良的可移植性、通用性、易用性及高可維護性。

        系統(tǒng)平臺包括：會議室預約管理系統(tǒng)；數(shù)據(jù)庫服務(wù)器；會議信息發(fā)布系統(tǒng)；會議信息發(fā)布客戶端軟件；及會議信息發(fā)布屏幕幾個部分。利用IE瀏覽器進行PC端管理操作與在線查詢預約，同時支持手機等移動終端的查詢預約會議室。

         WISTOOP會議室智能預約管理系統(tǒng)可以和WISTOOP會議信息發(fā)布系統(tǒng)完美結(jié)合。統(tǒng)一界面管理。

主要應(yīng)用環(huán)境

系統(tǒng)優(yōu)勢

安全性：

       安全是企事業(yè)單位信息系統(tǒng)非常重要的環(huán)節(jié)，尤其是重要的會議，一旦造成會議內(nèi)容泄露，將給企事業(yè)單位造成相當嚴重的影響。

       WISTOOP會議室智能預約管理系統(tǒng)從三個方面保證系統(tǒng)的安全性：

       1，用戶認證安全

       采用PHP 加密驗證方式，所有頁面均需授權(quán)才可訪問；

       每個用戶對應(yīng)各自的角色，每個角色擁有各自的操作權(quán)限；

       不允許存在相同用戶名的情況，杜絕假冒授權(quán)；

       用戶密碼采用MD5加密，保證密碼明文安全；

       2，業(yè)務(wù)及網(wǎng)絡(luò)安全

       非會議參與人員不允許查看會議內(nèi)容及附件；

       所有頁面輸入全部進行SQL注入校驗，防止非法執(zhí)行系統(tǒng)指令；

       可采用SSL及證書驗證，保護信息傳遞的安全；

       3，數(shù)據(jù)安全

       采用B / S架構(gòu)，杜絕數(shù)據(jù)庫服務(wù)器與客戶端進行直接物理連接；

       數(shù)據(jù)庫可自行設(shè)定策略進行定時備份，減少災難性故障損失；

       采用專有的數(shù)據(jù)庫賬號登錄，限定數(shù)據(jù)訪問范圍；

用戶權(quán)限控制靈活:

        WISTOOP會議室智能預約管理系統(tǒng)，用戶控制由：角色、權(quán)限、用戶、用戶組4個部分組成。角色對應(yīng)權(quán)限，用戶對應(yīng)用戶組，用戶組對應(yīng)角色，無論用戶如何變換，都不會造成權(quán)限控制的混亂，使得用戶權(quán)限管理做到安心、放心。

人性化查詢預約界面:

?    通過日視圖、月視圖直觀、簡潔的界面顯示，可查看當日、當月的預定情況。

?    可視化預約界面，可方便地了解會議室實際場景與設(shè)施情況。

?    TIP標簽顯示會議信息，包括主題、申請人、部門及電話等。

?    采用色塊化顯示，提供多種顏色區(qū)分不同會議狀態(tài)。

?    可循環(huán)預定會議，提供日循環(huán)、周循環(huán)、月循環(huán)等多種循環(huán)預定模式，并提供防惡意預定功能。

?    根據(jù)部門所在位置，自動定位當前所在樓層，顯示出當前樓層的會議室，方便查詢和預約。

自動郵件、短信通知:

        WISTOOP會議室智能預約管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)移動技術(shù)充分結(jié)合，實現(xiàn)了一旦會議確認召開，就會提前自動向與會人員進行短信、郵件的通知和提醒，以免造成缺席、遲到等現(xiàn)象，進而有效地提高會議的執(zhí)行效率。

便捷的會議室資源管理：

?    按用戶需求設(shè)定每間會議室的對應(yīng)預訂人群，對應(yīng)審批方式和對應(yīng)審批人員。

?    對會議室內(nèi)部資源的詳細信息，目前狀態(tài)，維修記錄等進行系統(tǒng)化管理，并按需查詢、提交和通知會議所需內(nèi)部資源以及額外資源。

?    管理員具有對會議室統(tǒng)一調(diào)配功能，可根據(jù)實際需要進行緊急退訂調(diào)整。預訂人員也可以在會議開始前一定時間段內(nèi)靈活地根據(jù)實際情況變化進行會議取消。

多種會后的輔助管理工具：

?    提交會議中遇到的問題反饋給管理員。

?    上傳會議紀要或文檔資料，自動發(fā)送郵件給與會人員。

?    部門召開會議信息與人員會議考勤信息的統(tǒng)計

?    根據(jù)會議提供的內(nèi)部及額外資源與會議時長進行會議計費統(tǒng)計。

開放靈活的平臺:

?    和微軟EXCHANGE系統(tǒng)對接，可以實現(xiàn)在OUTLOOK客戶端上預訂會議，并實時推送會議信息到顯示屏。

?    可實現(xiàn)在會議室門口的觸摸屏上進行現(xiàn)場臨時預訂會議，查詢會議信息等功能。

?    支持移動端（手機、PAD）進行查詢預約會議室。

?    可與OA或其他辦公平臺、信息發(fā)布平臺、郵件平臺、短信平臺、微信平臺等進行無縫對接。

?    可與會議中控系統(tǒng)對接，實現(xiàn)會議室無人值守的管理模式。

?    可與門禁系統(tǒng)對接，實現(xiàn)會議室智能出入授權(quán)管理，會議期間只允許與會人員進出，其他人員無法進入。

?    可與一卡通系統(tǒng)對接，實現(xiàn)會議考勤智能化管理與統(tǒng)計。